Mataram, – Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan TIK yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemda, lembaga pendidikan, ormas, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Manfaat arsip antara lain sebagai pusat ingatan organisasi, sebagai bentuk pertanggungjawaban (akuntabilitas), dan merupakan sumber Informasi
Dalam upaya meningkatkan pemahaman dan kesadaran tentang penciptaan arsip, pada tanggal 12/01/2024, “JUS BERGISI” (Jumpa Secara Online Berbagi Informasi) Pokja Manajemen Perubahan BBPOM di Mataram kembali hadir dengan topik Pengelolaan dan Panduan Kearsipan. Narasumber adalah Arsiparis Terampil BBPOM di Mataram, Eka Apriani Rahmah.
“Arsip merupakan bagian penting dari Reformasi Birokrasi, Kearsiapan tertuang dalam visi dan misi Presiden, terkait percepatan perizinan, simplifikasi birokrasi dan percepatan pelayanan” ujar Kepala Balai Besar POM Mataram, Yosef Dwi Irwan dalam sambutannya. “Nilai Penggelolaan Kearsipan BBPOM di Mataram tahun 2023 adalah 96,11 dengan kategori AA (Sangat Memuaskan), berada pada peringkat 4 dari seluruh Balai Besar / Balai POM se Indonesia. Meski capaian telah baik, kita tetap terus harus melakukan perbaikan berkelanjutan baik dalam aspek pengeloaan arsip (meliputi : penciptaan arsip, penggunaan arsip, pemeliharaan arsip, penyusutan arsip) dan aspek sumber daya kearsipan (meliputi : SDM dan sarana prasara)” sambung Yosef.
Penyelenggaraan kearsipan yang berhasil guna bermula dari penciptaan naskah dinas yang merupakan identitas dan ciri khas suatu instansi. Penciptaan naskah dinas mengacu pada Peraturan Badan POM Nomor 6 Tahun 2022 Tentang Tata Naskah Dinas di Lingkungan Badan POM yang di dalamnya diatur tentang jenis naskah, bentuk dan ukuran kertas, penomoran naskah dinas, penandatangan surat, serta tembusan. Peraturan tersebut perlu diterapkan agar terciptanya keseragaman tata naskah dinas di Lingkungan Badan Pengawas Obat dan Makanan.
Melalui sosialisasi Pengelolaan dan Panduan Kearsipan ini diharapkan kemampuan pegawai BBPOM di Mataram dalam mengelola arsip menjadi semakin baik dan tertib, karena arsip merupakan salah satu landasan untuk membuat kebijakan yang cepat dan tepat.
